Sales Force Effectiveness Reporting & Analysis
S.F.E.R.A. o anche
SFERA è un servizio comprendente un insieme di software modulare che permette
di tarare la spesa relativa al Sistema Informativo in funzione delle esigenze, e di godere di un costante
aggiornamento tecnologico e funzionale.
Principali vantaggi
Rapidità d’implementazione.
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L’uso dell’interfaccia Web
permette agli ISF dotati di un qualsiasi PC e di una connessione
a Internet di cominciare a lavorare
sin da subito, evitando la necessità
di installazioni, spedizioni e rispedizioni dello hardware, come invece sarebbe
necessario con una soluzione più tradizionale.
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Il sistema per gli AM,
pur essendo implementato in modo client/server tradizionale incorpora la
tecnologia
ClickOnce Microsoft, che permette, oltre alla quasi completa
automazione dell’installazione, il
costante aggiornamento del software
senza intervento dell’Utente o del servizio di supporto.
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La riduzione dei
tempi di messa in opera della Soluzione e i pochi interventi tecnici necessari
comportano ovviamente
costi più contenuti
Esperienza del fornitore.
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La scelta di
aggiornare
continuamente le tecnologie
sottostanti al sistema informativo permettono a chi
ne usufruisce di godere di tutti i vantaggi in termini di prestazioni, funzionalità
e aumento di sicurezza permesso dall’adozione delle nuove tecnologie, senza ulteriori interventi.
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La prima
implementazione di un sistema per ISF a cura di Octet è stata completata nel 1999.
Oltre 15 anni di esperienza sulle problematiche e sulle casistiche possibili in un
sistema informativo di questo genere ci hanno permesso di sviluppare una soluzione e una
qualità di servizio sicuramente adeguati ad ogni esigenza.
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SFERA è stato
sviluppato usando quanto di meglio il mercato offre dal punto di vista delle
tecnologie di sviluppo.
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Dal 1998 ad oggi
altri fornitori molto più grandi di AØA, considerati per questo più "affidabili" hanno chiuso
i battenti, lasciando i loro clienti nell’incertezza e con la necessità di sostituire un sistema
non più supportato. AØA si è sempre proposta e comportata come
partner per ogni tipo
di soluzione relativa ai sistemi informativi.
Attenzione alle esigenze degli Utenti.
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SFERA permette
loro di usufruire
fin da subito di un Sistema Informativo.
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Migliora la
raccolta dei dati, usando strumenti più agevoli di quanto sarebbe possibile
in altro modo.
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Permette di
lavorare su
strumenti standard e con
dati in formati standard
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Contiene un
sistema integrato per la raccolta e la segnalazione degli errori software e
per i suggerimenti degli Utenti.
Riduzione dei costi diretti e indiretti.
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SFERA permette di
avere
maggiori certezze sui costi del sistema nel suo complesso, minimizzando sia i
costi di
startup che quelli di manutenzione negli anni successivi.
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Gestire gli ISF
in modo moderno ed efficiente senza necessità di acquistare hardware e software apposito,
minimizzando
il training necessario.
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Iniziare ad implementare
un Sistema Informativo con la consapevolezza che il lavoro iniziato non avrà obsolescenza e sarà
disponibile anche quando in futuro verranno aggiunte nuove funzionalità.
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Avere una
Base Dati in
continuo aggiornamento con costi minimali
, senza la necessità di affidarsi a costosi provider
di dati.
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Implementare
eventuali nuove funzionalità che l'Azienda riterrà utili in futuro, o migliorare
quelle già implementate, avendo la possibilità di affidarsi ad un partner
consolidato e disponibile.
Architettura del Sistema Informativo
Vengono qui descritte a grandi linee e da un punto di vista più tecnico le principali funzionalità del Sistema Informativo.
Funzionalità del Sistema
Il servizio SFERA si basa, dal punto di vista informatico, sulle seguenti funzionalità principali:
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Client Web
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Client Sede
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Client AM
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Sistema Server
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Portale
Ripartizione funzionale del sistema.
SFERA implementa le funzionalità sopraelencate come descritto nella seguente tabella.
Funzionalità
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Modulo
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Classe d’Utenza
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Funzione
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Client Web
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SFERA/Web
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ISF
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Gestione del proprio archivio Medici, visite, compilazione ed invio rapporti visita e consegna saggi. Statistiche relative alla propria zona con estrazione dei dati per successive elaborazioni.
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Client Sede
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SFERA/Client
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Direzione Vendite / Direzione Marketing del Cliente
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Interrogazioni sulla globalità dei dati, manutenzione delle tabelle di uso comune a tutti gli Utenti. Approvazioni e revisioni di anagrafica. Gestione del sistema nel suo complesso.
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Client AM
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SFERA/AM
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Area Manager
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Interrogazioni e statistiche relative alla propria Zona anche senza connessione. Approvazioni e revisioni sul DB centrale per la parte relativa alla propria Zona tramite VPN.
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Sistema Server
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SFERA/Server
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A0A
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Custodia, aggiornamento e backup dei dati. Preparazione dei DB per gli AM. Funzionalità di manutenzione dell’intero sistema.
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Portale
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PharmaPortal
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ISF/AM/Direzione
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Gestione comunicazioni, download, circolari di ciclo, prodotti, corsi, FAQ e contatti. Integrazione dell’Intranet aziendale.
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SFERA è quindi costituito da 5 moduli principali e viene utilizzato da 4 classi di Utenti.
La figura seguente offre una visione d’insieme dell’architettura del Sistema, con riferimento alle classi d’utenza.
ISF: SFERA/Web
SFERA/Web è la parte del Sistema informativo implementata sul Web e destinata agli ISF. Un tale tipo di realizzazione ha dei considerevoli vantaggi rispetto a sistemi più tradizionali.
Vantaggi della implementazione Web
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Accessibilità da qualsiasi postazione Internet al mondo.
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Eseguibile unico (si evita di dover installare un applicativo su ogni macchina).
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Aggiornamento istantaneo del DB su ogni postazione.
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Configurazioni di connessioni standard (una qualsiasi connessione a Internet, effettuata con qualsiasi mezzo, è adatta).
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Multiclient (usabile su postazioni windows o Android o Mac).
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Installazione istantanea di nuove funzionalità o di correzione di errori su tutti i PC di tutti gli ISF.
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Sistema di accesso protetto da una coppia di Username/Password in modo da evitare accessi e modifiche indesiderate. E’ possibile incrementare ulteriormente il livello di sicurezza tramite l’uso di VPN e altre tecnologie.
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Sistema di log per controllare chi accede, da dove e quando.
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Nessun problema di sicurezza o di privacy qualora un ISF subisca il furto delle sue apparecchiature.
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L’applicativo è sviluppato con i più moderni mezzi ed è installato e configurato su server di provata velocità e affidabilità, dotato di una veloce connessione a Internet.
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Delegare agli ISF la raccolta, la manutenzione e la trasmissione dei dati in modo che siano immediatamente disponibili per la elaborazione.
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Delega a AØA di backup, manutenzione Server, prodotti software, ecc
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Minimizzazione dei costi.
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Possibilità di cominciare fin da subito ad usare un sistema informatico strutturato per gli ISF senza dover obbligatoriamente dotarli di hardware/connessioni/software/servizi che invece sarebbero necessari con soluzioni tradizionali.
Svantaggi della implementazione Web
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È necessaria una connessione a Internet per ogni ISF e AM.
Funzionalità principali
L'elenco si può sintetizzare come segue:
Rapportazione:
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Agenda
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Visite
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Persone
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Enti
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Aziende
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Piani di lavoro
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Note spese.
Portale:
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Comunicazioni aziendali
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Documentazione sui Prodotti
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Corsi on-line predisposti dall'Azienda
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Materiali messi a disposizione dall'Azienda
Agenda
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L’agenda raccoglie tutte le attività che vengono svolte e serve a pianificare le attività future.
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Una giornata è composta da un numero di fasce programmabile a seconda delle esigenze aziendali (minimo 2, mattino e pomeriggio).
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Le attività possono essere di tipo visita, congresso, permesso, ecc … Il sistema permette di inserire facilmente anche quelle di lunga durata (ferie, maternità, ecc.)
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Le giornate presenti nell’agenda possono essere aperte o chiuse.
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Le giornate chiuse, trascorso un intervallo di tempo (a scelta del Cliente), non possono più essere modificate.
Rapportazione
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Per ogni visita è obbligatorio associare almeno un "argomento di conversazione" o "battuta". Questo permette di effettuare le necessarie statistiche sulla rispondenza degli ISF alle strategie del marketing.
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È ovviamente possibile associare ad ogni visita gli scarichi saggi. Sono previsti i controlli sulla quantità di saggi consegnati ad ogni medico, con confronto sulle quantità massime ammissibili da ogni Regione italiana.
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Oltre alle Persone delle microaree assegnate, ad ogni ISF sono associabili le Persone di Enti ed Aziende appartenenti alla sua zona.
Gestione della propria anagrafica (le Persone)
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Della intera Base Dati, a ogni ISF vengono assegnate le persone cui farà riferimento (Universo persone). Da questo "universo", l'ISF sceglierà quelle che intende visitare, che costituiranno lo "schedario personale".
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Le Persone possono essere Medici domiciliari o specialisti, od ospedalieri, oppure Farmacisti, o altri "attori" a cui viene rivolta l’attività degli ISF.
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S.F.E.R.A. comprende tutte le funzionalità necessarie alla loro gestione e alla loro manutenzione. E’ incluso un sistema per la verifica della correttezza delle informazioni. La verifica può essere "fatta in casa" o demandata a entità esterne, a seconda delle necessità.
Enti ed Aziende
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Oltre agli Enti (Ospedali, ASL…), S.F.E.R.A. permette di gestire anche le Aziende (farmacie, stabilimenti termali, centri di benessere e bellezza, ecc.)
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S.F.E.R.A. comprende tutte le funzionalità necessarie alla loro gestione e alla loro manutenzione. E’ incluso un sistema per la verifica della correttezza delle informazioni. Anche in questo caso la verifica può essere "fatta in casa" o demandata a entità esterne, a seconda delle necessità.
Piani di lavoro
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I Piani di lavoro sono essenzialmente
un elenco di persone che vengono viste in un dato giorno in un ordine specificato dall’ISF
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Servono a pianificare le attività di visita, dando così la possibilità ad ogni ISF di ricordare il proprio "giro" se si è dimostrato efficiente dal punto di vista degli orari, del traffico, ecc.
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I Piani di lavoro sono particolarmente utili per i nuovi ISF, che in questo modo avranno una traccia di come lavorava chi li ha preceduti.
Giornate chiuse
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Una volta completata l’attività di rapportazione, l’ISF può "chiudere" una giornata.
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La chiusura serve a contrassegnare la giornata per le statistiche e per permettere allo stesso ISF di proseguire con le attività di rapportazione con le giornate rimaste "aperte".
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Serve anche al sistema per evitare di avere "buchi" nelle attività degli ISF
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Una giornata chiusa da non troppo tempo è "riapribile" per inserire attività eventualmente dimenticate. Quando una giornata viene riaperta, l’ISF non può fare altro fino a quando non ha completato e richiuso la giornata in esame.
Note spese
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L’intera nota spese mensile dello ISF viene memorizzata nel DB, permettendo le necessarie statistiche e i relativi controlli.
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L’ISF può ovviamente inserire, estrarre e stampare la nota spese mensile.
Sede: SFERA/Client
Le funzionalità necessarie a visualizzare nel modo necessario le informazioni provenienti dagli ISF e raccolte nella Base Dati sono realizzate dal modulo SFERA/Client.
SFERA/Client è il programma che permette di eseguire tutte quelle interrogazioni sulla Base Dati utili alla Direzione Vendite e alla Direzione Marketing.
Viene installato su normali PC collegati in LAN o in VPN al Server che contiene i dati del Sistema. Qualora vi siano esigenze di consultare i dati da remoto, è possibile ovviamente installarlo e configurarlo in modo che acceda al DB (sempre, per maggiore sicurezza, tramite una VPN) in qualsiasi situazione in cui non sia possibile la connessione LAN.
Le funzionalità principali di SFERA/Client sono:
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Esecuzione di interrogazioni di ogni tipo sulla Base Dati.
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Gestione delle tabelle di configurazione.
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Le interrogazioni possibili sono numerose e possono avvenire sia sull’intera Base Dati che su porzioni di essa.
Le interrogazioni e statistiche sono le seguenti:
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Selezione delle Persone in base a uno o più criteri.
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Gestione anagrafiche.
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Visualizzazione dettagli visite dei medici.
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Riepilogo saggi consegnati a medici.
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Elenco visite effettuate da un ISF in un giorno con dettagli sulla singola visita selezionata.
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Riepilogo visite effettuate a medici nell’ultimo anno.
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Elenco medici mai visitati dato un ISF in un periodo.
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Statistiche varie sulle rapportazioni, con evidenza sugli ISF che non rapportano da N giorni.
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Statistiche sui giorni lavorati da un ISF vs. giorni lavorativi.
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Statistiche su visite giornaliere e mensili, sia su un singolo ISF che su un gruppo a scelta.
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Statistiche su frequenza e copertura visite, sia su un singolo ISF che su un gruppo a scelta.
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Estrazione dei dati in formati adatti a rielaborazioni con strumenti "office" quali Excel, Access, Word, Lotus, OpenOffice…
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Le statistiche effettivamente disponibili ovviamente dipendono dalla disponibilità dei dati inseriti dagli ISF
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In aggiunta alle visualizzazioni standard, la possibilità di estrarre i dati in Excel, Access, Lotus, OpenOffice, ecc., permette a chi consulta i risultati di ottenere
ulteriori rielaborazioni o visualizzazioni più consone ai risultati che si vogliono evidenziare.
Ovviamente è possibile sviluppare ulteriori statistiche, sia all’interno di SFERA (proponendole o commissionandole ad AØA), sia
autonomamente accedendo direttamente alla Base Dati.
Service Provider: SFERA/Server
Le caratteristiche principali del sistema lato Service Provider sono implementate dal modulo SFERA/Server. In sintesi:
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Realizzazione di un substrato informativo adatto a supportare le funzionalità necessarie per la Sede e gli ISF.
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RDBMS standard e di facile approccio (SQL Server).
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Base Dati con tutti gli accessori e gli assetti necessari alla sua integrità.
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Integrazione con i programmi normalmente usati per l’automazione di ufficio.
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Le caratteristiche già viste nel paragrafo SFERA/Web
Portale
È lo strumento con il quale è possibile gestire le comunicazioni fra Azienda e ISF e AM
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Gestione comunicazioni.
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Area download.
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Circolari di ciclo.
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Prodotti per aree.
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Gestione corsi di formazione online
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Gestione FAQ